Blogi

Varautuminen on kaikkien asia

Viime vuosina turvallisuusympäristö on ollut nopeassa muutoksessa. Pk-yritysten arjessa turvallisuus ei välttämättä ole liiketoiminnan ytimessä. Muuttuviin tilanteisiin varautuminen ei kuitenkaan ole pelkästään suurten yritysten asia. Todellisuudessa pk-yritykset muodostavat Suomen talouden selkärangan, ja niiden toimintakyky kriisitilanteissa vaikuttaa kansalaisiin. Turvallisuus on tärkeä osa varautumista.

Panosta turvallisuuteen nyt!

Mitä tapahtuisi, jos keskeinen osa liiketoimintaa keskeytyisi huomenna? Varautuminen on liiketoiminnan jatkuvuuden turvaamista. Kun perusasiat, kuten riskienhallinta ja turvallisuuskulttuuri ovat kunnossa, olemme iskunkestävämpiä. Pienemmissä yrityksissä vakava häiriö voi tarkoittaa asiakkuuksien menettämistä; jopa koko liiketoiminnan pysähtymistä. Varautumista kannattaa kehittää varhaisessa vaiheessa yrityksen kasvua. Kasvupyrähdyksen jälkeen takamatkalta lähteminen on haastavaa.

Turvallisuus ei ole vain kuluerä, se voi olla myös kilpailutekijä. Kun yritys viestii tehokkaasti varautumisestaan, panostuksista riskienhallintaan ja toimintavarmuudestaan, syntyy vaikutelma luotettavuudesta. Tämä saattaa kääntää kilpailun voitoksi.

Mikä haastaa?

Pk-yrityksissä ei aina ole päätoimista turvallisuusjohtajaa. Liiketoiminnan jatkuvuuteen liittyviä asioita kehitetään usein oman työn ohella. Varautuminen voi tuntua lannistavan laajalta kokonaisuudelta hallita. Tällöin kannattaa priorisoida ja aloittaa laittamalla seuraavat asiat kuntoon:

1. Riskienhallinta

Kaikki varautuminen alkaa yhdestä asiasta: ymmärryksestä, mikä voi mennä pieleen. Riskienhallinta ei tarkoita kristallipalloon tuijottamista, vaan systemaattista tapaa miettiä, mitkä asiat voisivat vaarantaa yrityksen toimintakykyä, ja kuinka todennäköisiä ne ovat.  Pysähdy hetkeksi miettimään:

• Mitkä ovat ne kriittiset toiminnot, joita ilman liiketoiminta ei pyöri, ja miksi?
• Mitkä uhat voisivat keskeyttää ne hetkellisesti tai pysyvästi?
• Kuinka todennäköisiä nämä tilanteet ovat, ja mitä seurauksia niillä voisi olla?

Yrityksellä saattaa olla esimerkiksi asiantuntijoita, tietojärjestelmiä sekä teknologiaa, joiden kohdalla asiat ovat yhden kortin varassa. Tämän lenkin murtuessa vaikutukset yrityksen toimintaan voivat olla kohtalokkaita.  

2. Kriisinhallinta

Jos jotain kuitenkin menee pieleen, yrityksen on kyettävä reagoimaan muuttuneeseen tilanteeseen. Laadi suunnitelmat, kuinka yritys kriisitilanteessa:

• saa tiedon tapahtuneesta?
• johtaa toimintaa?
• jakaa vastuut ja tehtävät?
• viestii?

Kriisinhallintaa kannattaa harjoitella etukäteen. Harjoittelun ei tarvitse olla suuri ponnistus, jo pienemmällä skenaariolla voi testata laadittujen suunnitelmien toimivuutta ja havaita puutteita. Toimivalla kriisinhallinnalla voidaan ehkäistä lisävahinkoja, mainehaittoja sekä virheitä tärkeiden päätösten hetkellä.

3. Tietoturva

Pienemmissä yrityksissä saatetaan edelleen ajatella, että ”me emme ole tarpeeksi kiinnostavia hakkereille”. Todellisuus on kuitenkin toinen. Kyberhyökkäykset kohdistuvat usein helppoihin kohteisiin. Tietoturva ei ole säästökohde, ja sen pettäminen saattaa olla taloudellisesti todella vahingollista yritykselle. Muutama perusasia kannattaa varmistaa:

• Vahvat salasanat ja kaksivaiheinen tunnistaminen
• Tietojen varmuuskopiointi
• Tietojärjestelmien ja ohjelmistojen päivitykset
• Henkilöstön koulutus ja peruskäytännöt
• Selkeät toimintamallit mikäli jotain tapahtuu

Kyberuhkien kohdatessa nopea reagointi voi pelastaa tilanteen.

4. Jatkuvuussuunnittelu

Jatkuvuussuunnittelussa tunnistetaan yrityksen elintärkeät toiminnot ja mietitään:

• Kuinka ne voidaan ylläpitää tilapäisesti poikkeusoloissa?
• Kuinka ne palautetaan nopeasti normaalitilaan?
• Mitä varajärjestelyjä tarvitaan? (varalaitteet, varapaikat, ulkoistuskumppanit)

Keskeisten toiminteiden palauttamiseen kannattaa laatia konkreettiset toimintalistat vastuuhenkilöineen. Suunnitelman ei tarvitse olla monimutkainen. Tärkeämpää on, että se tunnetaan, se löytyy ja että sitä on testattu.