Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Keski-Uudenmaan Kehittämiskeskus Oy Keuken henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 21.5.2018. Viimeisin muutos 30.10.2020.

1. Rekisterinpitäjä

Keski-Uudenmaan Kehittämiskeskus Oy Keuke
Puuvalonaukio 2
04200 Kerava
keuke(at)keuke.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Elina Pekkarinen, elina.pekkarinen(at)keuke.fi, p. 050 5492 213

3. Rekisterin nimi

Keski-Uudenmaan Kehittämiskeskus Oy Keuken asiakas- ja sidosryhmärekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

• Henkilön suostumus
• Sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
• Kuntien, kaupunkien, valtion, kehittämisyhtiöiden, ammatillisten oppilaitosten tai muiden vastaavien organisaatioiden asiakastyön hoitaminen

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu: Rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna on asiakassuhteen hoitaminen, organisaation toimintaan liittyvien palveluiden tarjoaminen ja tuotanto, mukaan lukien tapahtumien järjestäminen. Henkilötietoja käsitellään vain siinä määrin kuin on tarpeen em. tarkoitusten toteuttamiseksi ja tavalla, jota rekisteröidyt voivat kohtuudella odottaa tietoja antaessaan.

Tietoja kerätään ensisijaisesti rekisteripitäjän palveluiden piiriin kuuluvilta yrityksiltä, yhteisöiltä ja yksityishenkilöiltä. Lisäksi tietoja kerätään www-sivuilta, muista julkisista tietolähteistä sekä muista rekisterin ylläpitäjän saatavilla olevista lähteistä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, kunnallisten palveluiden tarjoaminen, tiedotus tms. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai markkinoinnin profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin tai tarjottuihin palveluihin liittyvät tiedot. Lisäksi työnhakijoiden osalta tallennetaan syntymäaika ja hetu sekä työttömyyttä koskevat tiedot sekä oppilaiden osalta syntymäaika ja hetu sekä opiskelua koskevat tiedot.

Tiedot poistetaan 10 vuoden kuluttua viimeisestä asiakastapahtumasta.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Yritystietoja voidaan julkaista organisaation tarjoamissa palveluissa (esimerkiksi yrityshakemisto).

Henkilötietoja voidaan siirtää tapahtumien yhteisjärjestäjille ja julkisrahoitteisten projektien rahoittajille tai muille vastaaville julkishallinnon edustajille vain siinä määrin kuin on tarpeen tai niiltä osin kun on asiakkaan kanssa erikseen sovittu.

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU / ETA-maiden ulkopuolelle. Yksittäisissä tapauksissa yhteystietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille.

Henkilötietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).